Maîtriser les coûts de votre projet

Parmi les différents volets de la gestion de projet, la maîtrise des coûts constitue un enjeu crucial pour en assurer la réussite. Chez setec organisation, nous avons développé une expertise solide dans la mise en place de stratégies efficaces de gestion des coûts. En voici quelques grands principes.

Le socle de base : Définir et structurer le budget

Le budget d’un projet est le coût de référence arrêté par le maître d’ouvrage (MOA). Il est essentiel de :

• Définir un budget précis : exprimé en euros constants, le budget doit être basé sur une estimation tenant compte des retours d’expérience et des spécificités du projet, et ajusté selon les différentes phases : Avant-Projet, Projet, Réalisation.
• Établir une structure de gestion budgétaire : un découpage budgétaire précis est indispensable dès le démarrage du projet. La nomenclature budgétaire inclut notamment la maîtrise du foncier, les frais de MOA et d’AMO, les études, les différents types de travaux, ainsi que la provision pour risques.

Le processus de suivi des coûts

Le suivi des coûts d’un projet implique l’utilisation d’outils financiers performants et une gestion rigoureuse :

• Mise en place d’outils financiers adaptés pour le suivi du Coût Final Prévisionnel (CFP), de l’échéancier de production associé et des principaux marchés : prix nouveaux, vision MOE et MOA, estimation des provisions pour risques, justification des surcoûts, etc.
• Contrôle de gestion opérationnel rigoureux pour garantir une gestion financière optimale, assurer la traçabilité de l’évolution du coût de l’ouvrage et maintenir une vision précise et actualisée de la situation financière du projet : engagements, CFP, échéancier de production, surcoûts…

Dans le cadre de nos missions de gestion de projet, nous assistons les directeurs de projet, les responsables financiers et leurs équipes dans la mise à jour et le pilotage des coûts, ainsi que dans la préparation des reportings : récupération des données à date, préparation des supports et des justifications sur les évolutions constatées, en collaboration avec les différents acteurs du projet (MOE, conducteurs d’opérations/chargés de projets, MOA, financeurs).

Les incontournables du suivi financier

Pour garantir la maîtrise des coûts d’un projet, plusieurs éléments clés doivent être suivis de près :

• Suivi du Coût Final Prévisionnel (CFP) : Il s’agit de cumuler les engagements, le reste à engager, les aléas et provisions pour risques.
• Échéancier prévisionnel des dépenses et de la production : Cet échéancier doit être construit selon un pas mensuel, trimestriel ou annuel, en déterminant pour chaque marché et budget les périodes de réalisation, les montants prévisionnels de production et les estimations de révisions de prix.
• Suivi des principaux marchés : Il est crucial d’établir des fiches marchés pour les marchés significatifs, détaillant les engagements initiaux, les avenants, les évolutions du marché et les surcoûts éventuels.

Dimensionnement des projets : outils adaptés selon l’ampleur du projet

Les outils et processus doivent être adaptés en fonction de la taille du projet :

• Pour les projets de quelques dizaines de millions d’euros : une structure de gestion légère, des outils de suivi simplifiés et une gestion centralisée des coûts peuvent suffire, avec un nombre limité de marchés à suivre.
• Pour les projets de plusieurs centaines de millions d’euros : des outils de gestion plus sophistiqués sont nécessaires, incluant des équipes dédiées au contrôle des coûts, et une gestion plus décentralisée avec des revues de gestion régulières et détaillées.

Pour aller plus loin dans le pilotage et l’optimisation des coûts de votre projet, setec organisation vous propose de mobiliser un outil innovant : le cockpit setec. Le cockpit setec est un outil digital de gestion de projet, qui centralise l’ensemble de vos données en temps réel. Grâce à sa flexibilité et son interface intuitive, cockpit vous permet de suivre, analyser et ajuster chaque étape de votre projet, tout en garantissant la fiabilité des informations et en minimisant les risques financiers et de planning.